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4月には多くの企業で新入社員を迎え、歓迎会を開催することが一般的です。また、人事異動や中途採用により新たなメンバーを迎え入れる場合もあります。
このような際、全社員を対象にした歓迎会の招待状はどのように作成すれば良いのでしょうか。この記事では、歓迎会の案内メールの書き方と例文を詳しく解説いたします。
歓迎会の案内メールの書き方は？
歓迎会の案内メールをどのように作成するべきかという疑問を持たれている方も多いと思います。ここでは、歓迎会の案内メールの基本的な書き方について説明いたします。
件名の書き方は？
案内メールで重要なポイントは「件名」です。
業務上、多数のメールを受け取ることを前提とした場合、開封せずとも内容が伝わるような件名を設定することが望ましいです。
「歓迎会」の文言を含め、開催日や返信の必要性を示すことで、より明確かつ理解しやすい件名となります。
・【要返信】歓迎会のご連絡
・【〇月〇日】歓迎会開催のご案内
盛り込みたい内容と文章の構成
歓迎会の招待メールに含めるべき内容とその構成は以下の通りです。
挨拶、新入社員や異動、中途採用者の紹介を含む歓迎会の目的
日時・場所・会費
歓迎会の開催日時、場所、会費の詳細出欠確認
出席・欠席の確認手段及びその期限担当・連絡先
歓迎会の幹事の氏名と連絡先について
歓迎会の案内メールの例文
新入社員、異動者、中途入社者向けに別に歓迎会の案内メールの文例をご紹介します。
新入社員歓迎会の案内
新入社員を迎えるための歓迎会の招待メールの文例をお示しします。
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本文：
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各位
△
～※書き出し ここから～
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皆さん、日頃のご努力に感謝します。
△
この度、新たに〇名の新入社員が私たちのチームに加わりました。
これを機に、彼らへの歓迎として、特別な歓迎イベントを企画いたしました。
ご参加を心よりお待ちしておりますので、イベントの詳細を以下に記載します。
△
～※書き出し ここまで～
△
１．日程：〇月〇日（◯曜日）◯時から
△
２．場所：「〇〇」居酒屋
△
住所：〇〇市〇〇区〇〇1-2-3
連絡先：00-0000-0000
ウェブサイト：https://・・・・・・・
△
３．参加費：男性：5,000円、女性：3,000円
△
出欠のご連絡は◯月◯日までに、本メールへの返信でお願いします。 参加費の集金は△月△日に行いますので、ご用意いただけるようお願い申し上げます。
△
出席確認：
△
お名前： 出席（ ） 欠席（ ）
△
連絡先：
△
幹事：営業部 山田・佐藤
内線番号：0000
メールアドレス：・・・・・・・
人事異動や転勤者歓迎会の案内
人事異動や転勤に伴う配属の際は、メール本文の冒頭部分を修正することが必要です。そのための変更点をここで説明いたします。
皆さん、いつもお疲れ様です。
△
今回は、〇〇支店へ新たに赴任された〇〇課長を歓迎する会を設けます。
△
開催の詳細は以下のとおりです。ご出席いただけることを心より願っております。
中途入社や転職者の場合
中途採用や転職に際しても、同じように修正が必要なメールの序文を紹介いたします。
皆さん、ご苦労様です。
△
今回、〇〇部に新しく〇〇さんが加わりました。そのため、〇〇さんの将来的な活躍を願い、また親睦を深めるために歓迎会を設けることになりました。
△
開催詳細は以下に記載しておりますので、皆様のご参加を心からお待ちしております。
まとめ
歓迎会の招待は、組織や勤務地の具体的な状況に応じて異なる場合があります。
この際、提供した文例は、必要に応じて自由に変更して使用してください。
この種の通知は、早めに行うことが礼儀とされています。
直前になってしまうと、予定の調整が困難になる可能性がありますので、余裕を持って案内することが望ましいです。
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